(1) 敬啟
信封面上寫著︰某某敬啟 x
信封面的「敬啟」︰恭恭敬敬的拆開。
內文的「敬啟」︰恭恭敬敬的告訴你。
禮貌上，發信人不應該叫人恭恭敬敬地拆開信件。

(2) 信封上的稱謂
信封面上寫著︰某某舅父大人收啟 x
信封面上的稱謂，不應是寄信人和收信人的特別關係，因為信封面上的稱謂是給一般人看的，例如︰

某某先生收啟　某某小姐收啟
某某博士收啟　某某教授收啟 (銜頭)
某某經理收啟　某某主任收啟 (職位)

部分職業可以寫在信封面當作稱謂，例如律師、醫生，但是部分卻不能，例如護士、警員等。另外，教師不能作信封面的稱謂，老師則可以。如果不清楚的話，可用先生、小姐。如果連姓別也不清楚，可以只用先生。

(3) 上款
寫信給長輩時，上款不應稱呼對方做兄。雖然稱人為兄有尊重的意思，但是稱兄道弟表示兩者之間是平輩。長輩寫信時稱晚輩做弟，是將自己的輩份降低，是客氣、謙遜的表示。晚輩寫信給長輩時稱呼對方做兄，則將自己的地位提高，由晚輩變為平輩，是驕傲的表示，十分沒禮貌。

有些人寫信，上款喜歡寫親愛/尊敬的某某先生，以示尊重。其實中國傳統上，寫上款如果要表示尊敬，通常並非在人名前面加上形容詞，而是應該在動詞後面加上助詞，例如某某先生大鑒，或者在信封面上寫某某先生台啟。

信的上款︰
陳先生︰較為生疏
永明先生︰較為親切
陳永明先生︰可用於某些公函或商函，私人信件中應避免使用

(4) 先生和生
很多人將先生合音寫成生字，其實不妥當，因為先生是尊稱，而生則是對平輩或晚輩的稱呼。例如在介紹信中︰張生的成績很好，意思是我那姓張的學生，成績很好。

(5) 代名詞
寫信時，忌用代名詞，例如︰
我接到你的來信，知道你下月五日乘坐某航空公司1號班機於下午八時抵港。我屆時將會到機場接機，不用擔心。如果你需要我代你(改成為字)在港安排旅店，請馬上給我通知，好讓我盡快給你安排。

上述的粗體字均可刪去，使文章更為清爽。

寫信時如果一定要用代名詞︰
- 用您代替你字。

- 以稱謂代替，例如︰「您的意見如何」可變成「老師/台端/閣下/先生/女士的意見如何」

- 換上謙稱︰例如用生、晚、僕、弟、本人等。
換上自己的名，以陳永明為例︰將「我下星期出外公幹」變成「明下星期出外公幹」。

(6) 書信體的格式
古時，為了表示對長輩、重要人物的尊敬，提到他時會另行書寫，將他的名稱和稱呼放在另外一行的頂格。後來，為了表示對一般人的尊敬，寫到閣下、台端時，會在前面留空一格，表示尊重。另外，提到自己時，為了表示謙卑，會將本人二字的字體寫細一點。

中國書信的行文習慣和香港的有所不同，例如中國的公文結尾愛寫上此致敬禮，香港人覺得不對，因「此致」解作給，所以後面應該寫上收信人的名稱︰此致某某先生/團體。

換一個角度來說，此致敬禮可以解作︰在這裡向收信人致敬，十分有禮貌。誰是誰非有時難以決定，大家習慣而已。

(7) 一字的用法
語體文中少用一字，例如︰
「我想要一杯咖啡。」(I would like to have a cup of coffee)其實可以改為「我想要杯咖啡。」
如此類推︰
「我有一個好消息告訴你。」可以改為「我有好消息告訴你。」
「明天有一個朋友來探我。」可以改為「明天有(個)朋友來探我。」